Zakaj je hramba tahografskih podatkov zakonska obveznost
Prenos podatkov z voznikove kartice in tahografa je samo prvi korak. Zakon zahteva, da podatke ustrezno shranite in jih ob inšpekcijskem pregledu takoj predložite v čitljivi obliki.
Pravna podlaga je 8.a člen Zakona o delovnem času in obveznih počitkih mobilnih delavcev ter o zapisovalni opremi v cestnih prevozih (ZDCOPMD-I), ki natančno določa, kaj morate hraniti, v kakšni obliki in kako dolgo.
Kaj morate hraniti in koliko časa?
8.a člen ZDCOPMD-I, drugi odstavek določa, da delodajalec na svojem sedežu hrani:
Po vozilih (po datumu vožnje in posameznem vozilu)
Vrsta podatka | Rok hrambe |
Tahografski vložki (analogni tahografi) | Najpozneje 90 dni po uporabi |
Preneseni podatki iz pomnilnika tahografa | Rok med dvema prenosoma ne sme preseči 90 dni |
Ročni zapisi in izpisi voznika | Najpozneje 90 dni po nastanku |
Potrdila na obrazcu (socialna zakonodaja) | Najpozneje 90 dni po nastanku |
Po voznikih (po datumu aktivnosti za vsakega mobilnega delavca)
Vrsta podatka | Rok hrambe |
Preneseni podatki z voznikovih kartic | Rok med dvema prenosoma ne sme preseči 28 dni |
Skupni rok hrambe
8.a člen, tretji odstavek določa: podatki in dokumentacija se pri delodajalcu hranijo 5 let po preteku obdobja, na katero se nanašajo. Po preteku petih let se podatki izbrišejo in dokumentacija uniči.
Posebna obveznost ob prodaji ali razgradnji vozila
Pred prodajo ali razgradnjo vozila ter v primeru vrnitve najetega ali zakupljenega vozila morate opraviti prenos podatkov iz pomnilnika tahografa. To velja ne glede na to, kdaj ste zadnjič izvajali redni prenos.
Kaj se zgodi, če podatkov ne hranite?
38.a člen ZDCOPMD-I določa natančne globe:
750 EUR za vsak teden kršitve za pravno osebo ali s.p., ki ne ravna v skladu z 8. ali 8.a členom zakona pri hrambi, prenosu ali pošiljanju podatkov
250 EUR za vsak teden kršitve za odgovorno osebo (direktor, vodja flote)
Globe se seštevajo po tednih. Za podjetje z več vozili en mesec neurejenosti hitro pomeni več tisoč EUR kazni.
Poleg tega 38. člen, peti odstavek določa globo od 1.600 do 2.900 EUR za pravno osebo, ki ne opravlja prenosov podatkov v časovnih obdobjih in vsebinsko, kot to določata 8. in 8.a člen.
Najpogostejše napake pri hrambi:
1. Podatki ostanejo samo na kartici ali v tahografu Kartica in tahograf nista arhiv. Pomnilnik se sčasoma prepiše. Podatke morate prenesti in shraniti.
2. Datoteke so shranjene samo lokalno Okvara računalnika ali zamenjava zaposlenega pomeni izgubo dokazil.
3. Ni sistema za sledenje prenosov Zakon zahteva kontinuiteto in sledljivost podatkov. Vsak prenos mora biti dokumentiran.
4. Prodaja vozila brez predhodnega prenosa podatkov To je specifična obveznost iz 8.a člena, ki jo mnogi prezrejo.
Povzetek:
Prenos z voznikove kartice vsaj vsakih 28 dni
Prenos iz tahografa vsaj vsakih 90 dni
Pred prodajo ali vrnitvijo vozila obvezno prenesite podatke
Vse podatke in dokumentacijo hranite 5 let
Kako TAHOPRO reši vprašanje hrambe?
TAHOPRO uvozi DDD datoteke in jih arhivira strukturirano po vozilih, voznikih in datumih. Hrani zgodovino uvozov in vas opomni, ko se bliža rok za naslednji prenos.
Ob inšpekcijskem pregledu imate podatke dostopne takoj.
Uredite hrambo danes.
Preizkusite TAHOPRO brez obveznosti.
Za 30-dnevni dostop nas kontaktirajte na [email protected] ali izpolnite obrazec na: https://www.taho-pro.si/#demo.